Altera a Deliberação da Mesa nº 2.624, de 24 de agosto de 2015, que institui o Comitê de Gestão Documental; e a Deliberação da Mesa nº 2.663, de 16 de agosto de 2017, que dispõe sobre o sistema de arquivos, estabelece o plano de classificação de documentos, aprova a tabela de temporalidade e destinação de documentos, disciplina os procedimentos relativos à eliminação, à transferência e ao recolhimento de documentos arquivísticos no âmbito da Assembleia Legislativa e dá outras providências.

A Mesa da Assembleia Legislativa do Estado de Minas Gerais, no uso de suas atribuições, em especial da prevista no inciso V do caput do art. 79 do Regimento Interno, considerando que a adoção do Sistema Eletrônico de Informações – SEI –, com vistas à tramitação de processos eletrônicos e à gestão de documentos administrativos em formato digital, gerou a necessidade de estabelecimento de novas diretrizes e procedimentos para a produção, o uso, a tramitação e a destinação dos documentos arquivísticos, previstos na Deliberação da Mesa nº 2.663, de 16 de agosto de 2017; e impactou nos trabalhos do Comitê de Gestão Documental da Assembleia, instituído pela Deliberação da Mesa nº 2.624, de 24 de agosto de 2015,

DELIBERA:

Art. 1º – Os arts. 3º, 4º e 5º e o Capítulo III da Deliberação da Mesa nº 2.624, de 24 de agosto de 2015, passam a vigorar com a seguinte redação, ficando o caput do art. 1º acrescido do seguinte inciso IV:

“Art. 1º – (...)

IV – atuar como instância propositiva, consultiva e deliberativa para o estabelecimento de diretrizes relativas à implantação e operacionalização de processos em meio eletrônico.

(...)

Art. 3º – As reuniões do comitê serão convocadas pelo seu coordenador, sempre que julgar necessário, observando-se o mínimo de uma reunião por semestre.

(...)

Art. 4º – O comitê será composto:

I – pelo titular da Secretaria-Geral Adjunta da Mesa – SGA;

II – pelo titular da Diretoria de Planejamento e Coordenação – DPC;

III – pelo titular da Procuradoria-Geral – PGA;

IV – pelo titular da Gerência-Geral de Tecnologia da Informação – GTI;

V – pelo titular da Gerência-Geral de Documentação e Informação – GDI;

VI – pelo titular da Gerência de Gestão Arquivística da GDI;

VII – por um representante da Diretoria-Geral – DGE;

VIII – por um representante da Gerência-Geral de Gestão de Processos e Normatização – GPN;

IX – por um representante da Diretoria de Recursos Humanos – DRH.

§ 1º – Os titulares da SGA e da DPC serão, respectivamente, o coordenador e o o coordenador adjunto do comitê e, na sua ausência, indicarão um dos integrantes para substituí-los.

§ 2º – Convidados poderão participar das reuniões do comitê, a critério de seu coordenador.

Art. 5º – Os membros do comitê a que se referem os incisos VII a IX do art. 4º serão designados mediante portaria do diretor-geral, sem prejuízo do exercício das atividades desenvolvidas em seu respectivo órgão de lotação.

CAPÍTULO III

DAS COMPETÊNCIAS DO COMITÊ E DA GDI

Art. 6º – Compete ao comitê:

I – desenvolver, validar, implementar e atualizar a política arquivística da Assembleia Legislativa, com vistas a estruturar e/ou padronizar práticas e procedimentos técnicos que garantam a adequada gestão dos documentos;

II – subsidiar as decisões da direção quanto aos prazos de guarda e a destinação de documentos arquivísticos da Assembleia Legislativa, observando os aspectos jurídicos, legais e administrativos pertinentes;

III – coordenar as ações dos órgãos da Assembleia Legislativa com vistas ao levantamento de dados e informações para subsidiar a estruturação e o aprimoramento da política arquivística institucional, bem como a elaboração dos instrumentos de gestão de documentos;

IV – analisar os processos de eliminação de documentos e encaminhá-los ao diretor-geral para aprovação;

V – propor à direção escopo e cronograma para implantação do Sistema Eletrônico de Informações – SEI –, a que se refere a Deliberação da Mesa nº 2.712, de 23 de setembro de 2019, no âmbito da Assembleia Legislativa e acompanhar a sua operacionalização, bem como monitorar o cumprimento das diretrizes relativas à implementação de processos em meio eletrônico;

VI – validar padrões e regras de funcionamento do SEI;

VII – coordenar os procedimentos de uso, classificação e desclassificação de informações restritas e de acesso a tais informações, incluindo as seguintes atribuições:

a) propor medida a ser adotada ou emitir parecer sobre casos omissos referentes à classificação de informações restritas;

b) assessorar a autoridade classificadora, quando necessário, quanto à análise para classificação, desclassificação e reclassificação do grau de restrição da informação ou redução do prazo de restrição de acesso;

c) subsidiar a elaboração de lista anual de informações classificadas em cada grau de restrição e de informações que tenham sido desclassificadas, a serem disponibilizadas no portal da Assembleia;

d) propor, quando necessário, alterações nos procedimentos de acesso a dados, informações e documentos restritos, bem como de sua classificação, tratamento e armazenamento;

e) solicitar à autoridade classificadora da informação nos graus a que se referem os incisos I e II do caput do art. 27 da Lei Federal nº 12.527, de 2011, esclarecimentos ou acesso a conteúdo parcial ou integral, no assessoramento a procedimentos de reavaliação de classificação;

f) propor procedimentos complementares para o tratamento da informação classificada como restrita, contida em documentos digitais ou especiais;

g) receber credenciamento de servidor ou de pessoa que com a Assembleia mantenha vínculo de qualquer natureza, realizado por uma das autoridades previstas nos incisos II e III do caput do art. 1º da Resolução nº 5.198, de 21 de maio de 2001, para acessar informações classificadas como restritas.

Parágrafo único – No exercício de suas atribuições, o comitê contará com o assessoramento técnico da GDI e do Escritório de Gestão do SEI, instituído pela Deliberação da Mesa nº 2.712, de 2019.

Art. 7º – Compete à GDI:

I – realizar estudos e pesquisas para subsidiar a atuação do comitê, com vistas ao aperfeiçoamento da política, dos métodos, dos parâmetros técnicos e dos instrumentos de gestão de documentos arquivísticos registrados em qualquer suporte, abrangendo as fases corrente, intermediária e permanente;

II – organizar informações de contexto e propor possíveis soluções para subsidiar decisões do comitê ou de instâncias superiores relativamente à gestão de documentos arquivísticos;

III – auxiliar e secretariar o comitê no desempenho de suas atribuições, por meio do levantamento e do repasse de dados e informações, da formulação de propostas e da discussão dos assuntos colocados em pauta, bem como da elaboração de atas, documentos e relatórios para instrução de processos;

IV – manter contatos institucionais para o intercâmbio de experiências relativas à gestão de documentos físicos e digitais;

V – elaborar e manter o plano de classificação de documentos, a partir da análise de funções, atividades e tarefas dos órgãos da Assembleia Legislativa;

VI – elaborar, manter e propor adequações à tabela de temporalidade e destinação de documentos, com base no plano de classificação de documentos e observando os aspectos jurídicos, legais e administrativos pertinentes;

VII – assessorar os órgãos da Assembleia Legislativa sobre o uso dos instrumentos de gestão e sobre os processos de eliminação de documentos arquivísticos;

VIII – gerir os arquivos centralizados de documentos em suporte físico;

IX – gerir o repositório arquivístico digital confiável, com vistas a manter autênticos os documentos digitais, preservando-os pelo tempo necessário para fins de acesso.”.

Art. 2º – Os arts. 8º, 9º, 10, 19 e 21 e o § 2º do art. 16 da Deliberação nº 2.663, de 16 de agosto de 2017, passam a vigorar com a seguinte redação:

“Art. 8º – Compete à GDI coordenar, acompanhar e orientar o processo de eliminação de documentos arquivísticos no âmbito da Assembleia Legislativa.

Art. 9º – O processo de eliminação é iniciado pelo titular do órgão responsável pelos documentos, por meio de comunicado formal à GDI, no qual deverá conter:

I – a manifestação do interesse em eliminar a documentação cujo prazo de guarda tenha expirado;

II – a indicação de dois servidores do órgão responsável pelos documentos para acompanharem o processo de eliminação;

III – a listagem dos documentos a serem eliminados, conforme modelo constante no Anexo IV; e

IV – a declaração de que não tem conhecimento da existência de processos administrativos ou judiciais em curso relacionados à documentação que se pretende eliminar.

Art. 10 – Recebido o comunicado a que se refere o art. 9º, a GDI designará servidor para coordenar os procedimentos relativos à eliminação dos documentos.

Parágrafo único – Caberá ao servidor a que se refere o caput reunir as informações necessárias à instrução do processo para subsidiar a análise do Comitê de Gestão Documental sobre o pedido de eliminação.

(...)

Art. 16 – (...)

§ 2º – A eliminação será acompanhada, no local definido para o procedimento, pelos servidores indicados pelo órgão responsável pelos documentos, nos termos do inciso II do caput do art. 9º.

(...)

Art. 19 – Os documentos produzidos em função do processo de eliminação são considerados de guarda permanente e ficarão sob a custódia da GDI.

(...)

Art. 21 – Salvo disposição legal em contrário, a reprodução de documentos por meio de microfilmagem, digitalização ou outra tecnologia não autoriza a eliminação dos originais antes do transcurso dos prazos previstos na tabela de temporalidade e destinação de documentos.”.

Art. 3º – O Anexo IV da Deliberação da Mesa nº 2.663, de 2017, passa a vigorar na forma do Anexo.

Art. 4º – Fica revogado o art. 36 da Deliberação nº 2.663, de 2017.

Art. 5º – Esta deliberação entra em vigor na data de sua publicação.

Sala de Reuniões da Mesa da Assembleia Legislativa, 23 de setembro de 2019.

Agostinho Patrus, presidente – Antonio Carlos Arantes, 1º-vice-presidente – Cristiano Silveira, 2º-vice-presidente – Alencar da Silveira Jr., 3º-vice-presidente – Tadeu Martins Leite, 1º-secretário – Carlos Henrique, 2º-secretário – Arlen Santiago, 3º-secretário.

ANEXO

(a que se refere o art. 3º da Deliberação da Mesa nº 2.713, de 23 de setembro de 2019)

“ANEXO IV

(a que se refere o inciso III do caput do art. 9º da Deliberação da Mesa nº 2.663, de 16 de agosto de 2017)

LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
Órgão responsável pelos documentos (nome e sigla):					Listagem nº__/____ (nº e ano da listagem) Folha n __/____ (nº da folha e nº total de folhas)
Classificação dos documentos		Ano ou período	Unidade de Aquivamento		Observações e/ou justificativas
Código	Descritor		Quantificação	Especificação
Mensuração total dos documentos (em metros lineares):
Período geral dos documentos (em anos civis):

Este quadro somente deverá ser preenchido quando os documentos a serem eliminados necessitarem de comprovação de decisão final do TCE-MG pela aprovação, arquivamento ou extinção do processo de prestação de contas da Assembleia.
Contas do(s) exercício(s) de:	Decisão proferida pelo Tribunal de Contas em:	Publicação da decisão no Diário Oficial (data, seção, página)

Data: ___/___/_____ Títular do órgão responsável pelos documentos	Data: ___/___/_____ Títular do órgão responsável pelos documentos	Data: ___/___/_____ Títular do órgão responsável pelos documentos
Data: ___/___/_____ Coordenador do Comitê de Gestão Documental		Data: ___/___/_____ Coordenador do Comitê de Gestão Documental