Dispõe sobre a autenticidade e a validade de documentos arquivísticos digitais, o uso de assinaturas eletrônicas e a emissão de certificados digitais no âmbito da Assembleia Legislativa do Estado de Minas Gerais.

A Mesa da Assembleia Legislativa do Estado de Minas Gerais, no uso de suas atribuições, em especial das previstas no inciso V do caput do art. 79 do Regimento Interno, e considerando a necessidade de regulamentar a autenticidade e a validade de documentos arquivísticos digitais no âmbito da Assembleia Legislativa,

DELIBERA:

Art. 1º – Os documentos arquivísticos digitais produzidos, recebidos, geridos e preservados pela Assembleia Legislativa gozarão de presunção de autenticidade e serão considerados válidos para todos os efeitos legais, desde que atendam ao disposto nesta deliberação.

Art. 2º – Para os fins desta deliberação, consideram-se:

I – documento arquivístico: o documento produzido ou recebido pela Assembleia no decorrer de suas atividades, independentemente do suporte em que esteja registrado, constituindo evidência, prova e fonte de informação sobre as atividades desempenhadas;

II – documento digital: a informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional;

III – documento arquivístico digital: o documento digital reconhecido, tratado, gerenciado e preservado como um documento arquivístico;

IV – autenticidade: a credibilidade de um documento, mediante o seu reconhecimento inequívoco como sendo aquele que foi originalmente produzido e devidamente custodiado, não tendo sido objeto de adulteração, falsificação, substituição, corrompimento ou modificação de qualquer natureza;

V – presunção de autenticidade: a inferência da autenticidade de um documento arquivístico, feita a partir de fatos conhecidos sobre a maneira como o documento foi produzido e mantido;

VI – integridade: a capacidade de um documento arquivístico de transmitir fielmente a mensagem que levou à sua produção, sem sofrer alterações de forma e conteúdo, de maneira a atingir seus objetivos;

VII – identidade: o conjunto dos atributos de um documento arquivístico que o caracterizam como único e o diferenciam de outros documentos arquivísticos, tais como data, autor, destinatário, assunto, número identificador, número de protocolo, entre outros;

VIII – documento autêntico: o documento que teve sua identidade e integridade mantidas ao longo do tempo;

IX – contexto arquivístico: o rol de elementos que situam o documento dentro do conjunto documental a que pertence e os relativos à proveniência, às normas internas que regulam a produção e uso de documentos, ao arcabouço jurídico-administrativo externo e ao ambiente tecnológico de produção dos documentos;

X – cadeia de custódia: a sequência dos responsáveis pela custódia dos documentos durante seu ciclo de vida;

XI – cadeia de preservação: o sistema de controle que se estende pelo ciclo de vida dos documentos, a fim de assegurar sua autenticidade ao longo do tempo;

XII – metadados: os dados estruturados que descrevem e permitem encontrar, gerenciar, compreender e preservar documentos arquivísticos digitais;

XIII – assinatura eletrônica: o registro, de caráter pessoal e intransferível, realizado eletronicamente por usuário identificado de modo inequívoco, de forma a associá-lo a determinada declaração de vontade expressa por meio de um documento digital;

XIV – certificado digital: o arquivo eletrônico utilizado para garantir, no ambiente digital, a identificação inequívoca de pessoas e computadores;

XV – digitalização: a conversão de documento em suporte físico para o formato digital, gerando uma fiel representação, por meio de escaneamento, fotografia ou de qualquer outra tecnologia disponível ou que venha a ser desenvolvida;

XVI – documento digitalizado: o documento digital obtido a partir da digitalização;

XVII – documento natodigital: o documento criado originariamente em meio digital;

XVIII – autenticação: a declaração de que o documento digitalizado reproduz fielmente o documento recebido em suporte físico.

Art. 3º – Os documentos arquivísticos digitais podem ser natodigitais ou digitalizados.

Art. 4º – Os documentos arquivísticos digitais, conforme a natureza das informações que contêm, poderão integrar sistemas informatizados de gestão e preservação, com permissão de acesso a pessoas autorizadas e perfis de acesso apropriados às suas funções.

Art. 5º – Aplicam-se à gestão de documentos arquivísticos digitais as diretrizes da política arquivística da Assembleia Legislativa, especialmente o disposto na Deliberação da Mesa nº 2.663, de 16 de agosto de 2017.

Art. 6º – A autoria dos documentos arquivísticos natodigitais será assegurada e comprovada pela utilização de assinatura eletrônica.

Art. 7º – São modalidades de assinaturas eletrônicas válidas no âmbito da Assembleia:

I – o registro em sistema eletrônico realizado mediante a utilização de código de identificação pessoal (login) e senha cadastrados na Assembleia Legislativa;

II – o registro em sistema eletrônico feito por meio de recursos da Assembleia Legislativa para identificação biométrica;

III – a assinatura baseada em certificado digital próprio da Assembleia Legislativa, por ela emitido e administrado;

IV – a assinatura baseada em certificado digital emitido por autoridade certificadora vinculada à Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil.

(Vide Portaria da Presidência e da Primeira-Secretaria da ALMG nº 10, de 31/3/2022.)

§ 1º – As assinaturas eletrônicas a que se refere o caput serão consideradas válidas para todos os efeitos legais.

§ 2º – Será admitido o uso combinado das modalidades de assinaturas eletrônicas previstas no caput.

§ 3º – O disposto neste artigo não obsta a utilização de outro meio de comprovação da autoria de documentos digitais, desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento.

§ 4º – As senhas e os certificados digitais utilizados para a realização de assinaturas eletrônicas são de uso pessoal e intransferível.

§ 5º – São de responsabilidade do titular da assinatura eletrônica a manutenção do sigilo de senhas e a guarda segura dos dispositivos físicos de armazenamento de certificados digitais.

§ 6º – As declarações de vontade constantes nos documentos natodigitais assinados eletronicamente presumem-se verdadeiras em relação aos signatários.

§ 7º – O titular da assinatura eletrônica responderá pelos atos assinados para todos os efeitos legais.

§ 8º – Para os efeitos do disposto no inciso III, compete à Gerência-Geral de Tecnologia da Informação – GTI – emitir e controlar os certificados digitais próprios da Assembleia Legislativa, bem como prover os recursos e serviços necessários para garantir a operação e a segurança do sistema interno de certificação digital.

(Vide Portaria da Presidência da ALMG nº 46, de 18/11/2019.)

Art. 8º – Para os fins desta deliberação, na digitalização de documentos recebidos ou produzidos pela Assembleia Legislativa, serão observados o disposto na legislação pertinente e, no que couber, as recomendações técnicas das autoridades competentes.

Art. 9º – Os documentos arquivísticos de procedência interna ou externa, quando digitalizados e inseridos em sistemas da Assembleia Legislativa, serão considerados autenticados e produzirão todos os efeitos legais.

§ 1º – O documento digitalizado será conferido por servidor da Assembleia Legislativa ou deputado e, verificada a sua conformidade com o documento recebido em suporte físico, será autenticado mediante aposição de assinatura eletrônica, nos termos do art. 7º.

§ 2º – O teor e a autenticidade de documentos originais ou de cópias recebidos pela Assembleia Legislativa e por ela digitalizados são de responsabilidade do interessado que os apresentou, que responderá por eventuais fraudes, na forma da lei.

§ 3º – Os documentos resultantes da digitalização de originais serão considerados cópias autenticadas administrativamente.

§ 4º – Os documentos resultantes da digitalização de cópia autenticada ou de cópia simples terão valor de cópia simples.

§ 5º – Para a eventual eliminação de documento original que tenha dado origem a documento digitalizado deverá ser observado o disposto na legislação pertinente.

§ 6º – As cópias autenticadas ou as cópias simples que tenham dado origem a documentos digitalizados poderão ser descartadas após a digitalização, salvo quando instruírem documentos originais, hipótese em que deverão ter a mesma destinação destes.

Art. 10 – Sem prejuízo das demais disposições desta deliberação, fica permitida a utilização de assinatura eletrônica para assegurar a autoria de documentos natodigitais e, simultaneamente, autenticar documentos digitalizados, desde que os documentos sejam relacionados entre si e componham um mesmo processo.

Art. 11 – Os atos praticados com a utilização de assinaturas eletrônicas serão considerados realizados na data e no horário em que a assinatura for registrada por sistema da Assembleia Legislativa, observando-se sempre o horário oficial de Brasília, ou, alternativamente, na data e no horário certificados por carimbo de tempo vinculado à Hora Legal Brasileira, emitido por autoridade competente.

Art. 12 – A Assembleia Legislativa adotará, para o caso de falhas nos sistemas, ações de contingência para garantir a ordem de precedência e a validade dos atos praticados com a utilização de assinaturas eletrônicas.

Art. 13 – A Assembleia Legislativa poderá fornecer, via internet, cópias de documentos arquivísticos digitais sob sua custódia, com possibilidade de confirmação de autenticidade pelo mesmo canal, mediante a utilização de código de autenticação verificável.

Art. 14 – Eventual contestação da autenticidade ou alegação de alteração de documento arquivístico digital sob custódia da Assembleia Legislativa deverá ser formalizada pelo interessado mediante requerimento fundamentado e motivado, endereçado ao diretor-geral e protocolado no Centro de Atendimento ao Cidadão – CAC.

§ 1º – Recebido o requerimento a que se refere o caput , o diretor-geral determinará a instauração de diligência para dirimir a controvérsia.

§ 2º – O órgão responsável pelo cumprimento da diligência avaliará, entre outros, os seguintes aspectos relacionados à identidade e à integridade do documento:

I – a sua autoria;

II – o seu contexto arquivístico;

III – as cadeias de preservação e de custódia do documento;

IV – os metadados empregados em sua produção, registro, utilização e preservação.

§ 3º – Em caso de necessidade, o órgão responsável pelo cumprimento da diligência solicitará o apoio técnico dos órgãos competentes da Assembleia Legislativa.

Art. 15 – Fica revogada a Deliberação da Mesa nº 2.392, de 16 de abril de 2007, sem prejuízo dos efeitos por ela produzidos.

Art. 16 – Esta deliberação entra em vigor na data de sua publicação.

Sala de Reuniões da Mesa da Assembleia Legislativa, 18 de setembro de 2019.

Agostinho Patrus, presidente – Antonio Carlos Arantes, 1º-vice-presidente – Cristiano Silveira, 2º-vice-presidente – Alencar da Silveira Jr., 3º-vice-presidente – Tadeu Martins Leite, 1º-secretário – Carlos Henrique, 2º-secretário – Arlen Santiago, 3º-secretário.

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Data da última atualização: 1º/4/2022.