Dispõe sobre o processo de digitalização de documentos na Assembléia Legislativa.

(A Deliberação da Mesa da ALMG nº 2.392, de 16/4/2007, foi revogada pelo art. 15 da Deliberação da Mesa da ALMG nº 2.710, de 18/9/2019.)

(Vide art. 3º da Deliberação da Mesa da ALMG nº 2.431, de 8/9/2008.)

A Mesa da Assembléia Legislativa do Estado de Minas Gerais, no uso de suas atribuições, em especial das previstas nos incisos IV e V do art. 79 do Regimento Interno,

DELIBERA:

Art. 1º – O processo de digitalização na Assembléia Legislativa com garantia da autenticidade dos documentos rege-se por esta deliberação, observado o disposto na legislação que trata da matéria.

Art. 2º – Entende-se por digitalização a conversão de documento em suporte físico para o digital por meio de escaneamento ou de qualquer outra tecnologia disponível ou que venha a ser desenvolvida.

Art. 3º – Os documentos produzidos ou recebidos pelos órgãos da Assembléia Legislativa no exercício de suas atividades poderão ser digitalizados com vistas à sua conservação, sem prejuízo dos procedimentos estabelecidos na Deliberação da Mesa nº 2.350, de 7 de dezembro de 2004, que estabelece os prazos de guarda, a destinação final e os procedimentos relativos à eliminação dos documentos no âmbito da Assembléia Legislativa.

Art. 4º – A digitalização dos documentos será feita diretamente pela Assembléia Legislativa ou por empresa habilitada.

§ 1º – Na hipótese de a digitalização ser realizada diretamente pela Assembléia Legislativa, o titular do órgão detentor dos documentos, mediante autorização do Diretor-Geral, designará os servidores responsáveis pelo processo de digitalização, incumbindo-se da coordenação dos trabalhos.

§ 2º – Na hipótese de a digitalização ser realizada por empresa contratada, será constituída pelo Diretor-Geral comissão de servidores com a atribuição de acompanhar todo o processo de digitalização.

Art. 5º – A digitalização será feita em equipamentos e programas que garantam a fiel reprodução das informações, sendo permitido o armazenamento dos documentos digitalizados em suporte eletrônico, óptico, magnético ou equivalente.

Art. 6º – A integridade e a autenticidade do documento digitalizado serão garantidas com o emprego de certificado digital emitido por autoridade certificadora integrante da Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP – Brasil.

Art. 7º – O documento digitalizado deverá ser conferido e, verificada a sua conformidade com o documento original, a sua integridade e autenticidade serão atestadas nos termos do disposto nos incisos V e VI e do parágrafo único do art. 9º desta deliberação.

Art. 8º – Na digitalização dos documentos, cada lote será precedido de imagem de abertura, com os seguintes elementos:

I – identificação do órgão detentor dos documentos a serem digitalizados;

II – local e data da digitalização;

III – identificação do modelo de equipamento, do "software", do padrão de cores, da resolução, do formato e do método de compressão utilizados;

IV – ordenação, identificação e resumo do lote de documentos a serem digitalizados;

V – menção, quando for o caso, de que o lote de documentos a serem digitalizados é continuação do lote contido em suporte anterior;

VI – nome por extenso, matrícula e qualificação funcional do titular do órgão e dos servidores designados para realizar o processo de digitalização dos documentos, no caso de digitalização realizada pela Assembléia Legislativa;

VII – nome por extenso e qualificação funcional do responsável pela empresa executora da digitalização, no caso de digitalização realizada por empresa contratada.

Art. 9º – Ao final da digitalização de cada lote, será reproduzida a imagem de encerramento, imediatamente após o último documento, com os seguintes elementos:

I – informações complementares relativas ao inciso IV do art. 8º desta deliberação;

II – menção, quando for o caso, de que o lote de documentos digitalizados continua em suporte posterior;

III – declaração de que os documentos digitalizados conferem com os originais;

IV – termo de encerramento atestando a observância do disposto nesta deliberação;

V – nome por extenso, matrícula, qualificação funcional e assinatura digital do titular do órgão e dos servidores designados para realizar o processo de digitalização dos documentos, no caso de digitalização realizada diretamente pela Assembléia Legislativa, ou em que a conferência dos documentos digitalizados por empresa contratada fique a cargo da comissão a que se refere o § 2º do art. 4º desta deliberação;

VI – identificação do cartório e assinatura digital do tabelião conferindo fé pública ao processo de digitalização dos documentos, no caso de digitalização realizada por empresa contratada em que não haja a conferência dos documentos digitalizados pela comissão a que se refere o § 2º do art. 4º desta deliberação.

Parágrafo único – A assinatura digital a que se referem os incisos V e VI do "caput" deste artigo deverá ser efetuada no momento da digitalização, com vistas a assegurar a integridade e a autenticidade do documento.

Art. 10 – Os arquivos de documentos digitalizados, conforme as características das informações, poderão integrar sistemas existentes, assegurado o controle de acesso somente a pessoas autorizadas.

Art. 11 – Serão providenciadas duas cópias dos arquivos digitalizados, a serem arquivadas da seguinte forma:

I – uma no órgão detentor dos documentos originais, para uso cotidiano; e

II – a outra em prédio diverso do que abriga o órgão detentor dos documentos originais.

Art. 12 – Compete à Gerência-Geral de Sistemas de Informações – GSI:

I – capacitar os servidores responsáveis pelo processo de digitalização por meio de cursos e treinamentos;

II – auxiliar a Comissão Permanente de Licitação no processo de contratação de serviços de digitalização, indicando a especificação técnica que assegure a qualidade da reprodução, na hipótese de constatado o interesse da Assembléia Legislativa em terceirizar a realização dos serviços;

III – orientar os demais órgãos da Assembléia Legislativa a promoverem a migração das informações para outros suportes ou programas que venham a ser criados, na hipótese de ocorrer a obsolescência dos meios em que estão armazenadas;

IV – providenciar a aquisição de certificados digitais.

Art. 13 – Compete à Gerência-Geral de Documentação e Informação – GDI -, mediante solicitação do órgão interessado:

I – prestar assessoria no planejamento e na manutenção de banco de dados e na metodologia de organização de documentos e informações digitais;

II – capacitar os servidores, por meio de cursos e treinamentos, em atividades relacionadas a banco de dados e a organização de documentos e informações digitais.

Art. 14 – Os casos omissos serão resolvidos pelo Conselho de Diretores.

Art. 15 – Esta deliberação entra em vigor na data de sua publicação.

Sala de Reuniões da Mesa da Assembléia Legislativa, aos 16 de abril de 2007.

Deputado Alberto Pinto Coelho, Presidente

Deputado Doutor Viana, 1º Vice-Presidente

Deputado José Henrique, 2º Vice-Presidente

Deputado Roberto Carvalho, 3º Vice-Presidente

Deputado Dinis Pinheiro, 1º Secretário

Deputado Tiago Ulisses, 2º Secretário

Deputado Alencar da Silveira Jr., 3º Secretário

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Data da última atualização: 25/9/2019.