Deliberação nº 2.350, de 07/12/2004 (Revogada)

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Texto Atualizado

Estabelece os prazos de guarda, a destinação final e os procedimentos relativos à eliminação dos documentos no âmbito da Assembléia Legislativa.

(A Deliberação da Mesa da ALMG nº 2.350, de 7/12/2004 foi revogada pelo art. 8º da Deliberação da Mesa da ALMG nº 2.431, de 8/9/2008.)

A Mesa da Assembléia Legislativa, no uso de suas atribuições, em especial as previstas no inciso V do art. 79 do Regimento Interno, tendo em vista o disposto nas Leis Federais nºs 5.433, de 8 de maio de 1968, e 8.159, de 8 de janeiro de 1991, no Decreto Federal nº 1.799, de 30 de janeiro de 1996, e na Lei nº 11.726, de 30 de dezembro de 1994, delibera:

Art.1º - Esta deliberação estabelece os prazos de guarda e a destinação final dos documentos produzidos ou recebidos pelos órgãos da Assembléia Legislativa no exercício de suas atividades, na forma do Anexo desta deliberação, observado o disposto na legislação que trata da matéria.

(Vide Deliberação da Mesa da ALMG nº 2.392, de 16/4/2007.)

Art. 2º - A eliminação dos documentos prevista na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de que trata o Anexo desta deliberação será efetuada por comissão de servidores designados pelo Diretor-Geral, em conformidade com o disposto nesta deliberação.

Parágrafo único - Integrarão a comissão a que se refere o "caput" deste artigo:

I - um servidor da Gerência-Geral de Documentação e Informação que exerça as funções de arquivista;

II - dois servidores lotados no órgão responsável pela guarda dos documentos a serem eliminados;

III - um Procurador.

Art. 3º - A comissão de que trata o art. 2º desta deliberação, por meio da Diretoria-Geral, fará publicar no órgão oficial edital contendo a listagem dos tipos de documentos a serem eliminados, os quais serão identificados por assunto e por órgão responsável pela sua guarda, nos termos do disposto no Anexo desta deliberação, com a indicação do respectivo período de produção.

§ 1º - A listagem dos tipos de documentos a que se refere o "caput" deste artigo será datada e assinada pelo titular do órgão responsável pela guarda dos documentos e pelos servidores integrantes da comissão de que trata o parágrafo único do art. 2º desta deliberação.

§ 2º - O edital de que trata o "caput" deste artigo, elaborado pela comissão, será aprovado e assinado pelo Diretor-Geral, que determinará a sua publicação.

§ 3º - No edital de que trata o "caput" deste artigo será concedido a quem possa interessar o prazo de trinta dias para eventual:

I - oposição à eliminação de documento constante na listagem de que trata o "caput" deste artigo;

II - pedido de devolução de documentos pessoais relativos a registros funcionais do servidor.

Art. 4º - A eliminação dos documentos de que trata o art. 2º desta deliberação será realizada sob a supervisão da comissão, mediante lavratura de ata circunstanciada que conterá a listagem dos tipos de documentos eliminados, na forma do disposto no "caput" do art. 3º desta deliberação.

Parágrafo único - A ata de que trata o "caput" deste artigo será assinada pelo titular do órgão responsável pela guarda dos documentos e pelos servidores integrantes da comissão.

Art. 5º - Para fins de conservação e guarda dos documentos previstos na Tabela de Temporalidade de que trata o Anexo desta deliberação, incumbe aos órgãos da Assembléia Legislativa:

I - verificar, anualmente, a necessidade de microfilmagem de documentos sob sua guarda;

II - enviar à Gerência-Geral de Documentação e Informação a estimativa do volume de documentos que demandam microfilmagem.

Art. 6º - Para fins do disposto no art. 5º desta deliberação, incumbe à Gerência-Geral de Documentação e Informação:

I - solicitar a contratação de serviços de microfilmagem, indicando a especificação técnica que assegure a qualidade da reprodução, na hipótese de constatada a existência de volume documental suficiente para realização dos serviços;

II - desenvolver ações visando orientar os órgãos da Assembléia Legislativa quanto aos procedimentos a serem observados para a preservação dos documentos e microformas sob sua guarda.

Art. 7º - A microfilmagem dos documentos prevista no Anexo desta deliberação será supervisionada pelo titular do órgão responsável pela sua guarda.

Art. 8º - Para fins do disposto no art. 2º desta deliberação e havendo necessidade de maior esclarecimento quanto à Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de que trata o Anexo desta deliberação, deverá ser consultado o relatório emitido pelo Grupo de Trabalho constituído pela Portaria nº 11, de 22 de abril de 2003, encaminhado aos órgãos constantes na referida tabela.

Art. 9º - Esta deliberação entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 10 - Revogam-se as disposições em contrário.

Sala de Reuniões da Mesa da Assembléia Legislativa, aos 7 de dezembro de 2004.

Presidente, Deputado Mauri Torres

1º-Vice-Presidente, Deputado Rêmolo Aloise

1º Secretário, Deputado Antônio Andrade

3º Secretário, Deputado George Hilton

ANEXO

(a que se referem os arts. 1º, 2º, 3º, 5º, 7º e 8º da Deliberação da Mesa nº 2.350, de 7 dezembro de 2004)

TABELA DE TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS

ÓRGÃO	DOCUMENTO	PRAZO DE GUARDA	DESTINAÇÃO FINAL
GDI - Gerência de Biblioteca e Arquivo	Proposições legislativas (não aprovadas): - proposta de emenda à Constituição - projeto de lei ordinária - projeto de lei complementar - projeto de lei delegada - proposição de lei vetada totalmente - proposição de lei complementar vetada totalmente - projeto de resolução	_	Guarda permanente (microfilmar)





Outras proposições legislativas: - recurso - parecer - representação	_	Guarda permanente (microfilmar)
Proposições sem tramitação concluída ao final da legislatura	_	Guarda permanente (microfilmar)
Projeto de lei sem número (não recebido)	_	Guarda permanente (microfilmar)
Normas: - emenda à Constituição - lei ordinária - lei complementar - lei delegada - lei constitucional - resolução	_	Guarda permanente (microfilmar)
Decisões da Presidência: - de não-recebimento de proposição - normativa - sobre questão de ordem - de anexação	_	Guarda permanente (microfilmar)
GDI - Gerência de Biblioteca e Arquivo	Requerimentos: - numerado - sem número - comunicação	_	Guarda permanente (microfilmar)








Correspondência legislativa: - carta, cartão, telegrama, convite, fax	Durante duas legislaturas (8 anos)	Eliminação
- ofícios do Governador do Estado e dos Tribunais, de outras Assem-bléias, das Câmaras Municipais, da Advocacia-Geral do Estado e do Ministério Público - ofícios recebidos com respostas aos requerimentos numerados, sem nú-mero e comunicações	_ _	Guarda permanente (microfilmar) Guarda permanente (microfilmar)
Ata sucinta de reunião de Plenário	_	Guarda permanente (microfilmar)
Processos de emancipação de distrito e de criação, incorporação, fusão e desmembramento de municípios	_	Guarda permanente (microfilmar)
Documentos de reunião das comis-sões temporárias e permanentes	_	Guarda permanente (microfilmar)
Documentos da "IV Assembléia Constituinte Mineira"	_	Guarda permanente (microfilmar)
Documentos das audiências públicas regionais	_	Guarda permanente (microfilmar)
Mensagens do Governador do Estado	_	Guarda permanente (microfilmar)
Diretoria-Geral	- Atos normativos internos - Ata de reunião da Mesa da Assembléia	_	Guarda permanente (microfilmar)
Diretoria-Geral
Correspondência da Presidência de natureza administrativa	6 anos	Eliminação (microfilmar)
DGA - Controladoria	Processos de prestação de contas relativos à verba de subvenção social	13 anos (da data de aprovação das contas)	Eliminação (microfilmar)
DGA - Controladoria
Documentos relativos a reembolso de despesa em caráter indenizatório inerente ao exercício do mandato parlamentar	13 anos	Eliminação (microfilmar)
Coordenação de Orientação e Segurança	Documentos relativos a procedimentos de investigação	6 anos	Eliminação
DRH - Assessoria de Gestão de Recursos Humanos	Documentos relativos a concurso público	6 anos	Eliminação (microfilmar)
GPE - Central de Atendimento e Orientação de Pessoal	Documentos relativos a concessão de auxílio-educação (creche)	11 anos	Eliminação
GPE - Central de Atendimento e Orientação de Pessoal
Documentos relativos a concessão de auxílio habitacional com recursos do FUNDHAB	10 anos (da data de liberação do empréstimo)	Eliminação (microfilmar)
GPE - Gerência de registros funcionais	Pastas funcionais: - documentos de valor meramente informativo	_	Eliminação (microfilmar)




- documentos com valor probatório	6 anos	Eliminação (microfilmar)
- documentos relativos a estágio probatório	6 anos (da data de aprovação na avaliação a que se refere o art. 41 da Constituição Federal)	Eliminação (microfilmar)
- documentos necessários ao processo de aposentadoria / pensão	Até a homologação do processo de aposentadoria ou a instrução do processo de pensão	Eliminação (microfilmar)
- documentos que podem servir de prova em processo judicial após a homologação de aposentadoria ou a concessão de pensão	_	Guarda permanente (microfilmar)
GPE - Gerência de registros funcionais	Pareceres normativos de Conselhos da ALMG	_	Guarda permanente (microfilmar)





Documento informativo da estrutura de gabinete parlamentar	6 anos	Eliminação (microfilmar)
Documentos gerais relativos a está-gio profissionalizante	6 anos	Eliminação
- Ficha individual do estagiário - Indicação de estagiário efetuada por Deputado - Termo de Compromisso de Concessão de Estágio, termo adi-tivo e termo de rescisão - Declaração de estágio profissionali-zante	6 anos	Eliminação (microfilmar)
- Termos de convênios celebrados com universidades/faculdades para fins de estágio	_	Guarda permanente
Documentos relativos a concessão do auxílio à formação profissional	11 anos	Eliminação
GPE - Gerência de Pagamento	- Ordens de desconto em folha de pagamento - Documentos relativos a pagamento de auxílio-funeral - Documentos relativos a acerto de pagamento a dependente/herdeiro de servidor falecido	6 anos	Eliminação (microfilmar)



DIRF e PASEP	10 anos	Eliminação (microfilmar)
- RAIS - Documentos relativos ao INSS - Documentos relativos aos descon-tos previdenciários do regime pró-prio dos servidores	60 anos	Eliminação (microfilmar)
Documentos relativos a apuração de freqüência	_	Guarda permanente (microfilmar)
GSA - Gerência de Convênios de Saúde	Documentos relativos a cadastra- mentos médicos e odontológicos	Até a vigência do cadastramento	Eliminação


Contas médicas e odontológicas	6 anos	Eliminação
Licenças médicas dos servidores do Quadro de Recrutamento Amplo	60 anos	Eliminação (microfilmar)
Gerência-Geral de Administração de Material e Patrimônio Comissão Permanente de Licitação PGA - Central de Contratos	- Documentos relativos a processo licitatório - Termos de contrato e termos adi-tivos - Documentos relativos a processos de aquisição de bens e de contra-tação de serviços sem licitação	13 anos	Eliminação (microfilmar)




Convênios com órgãos e entidades públicos	6 anos	Eliminação (microfilmar)
Contrato de comodato de bens móveis	6 anos (da data de devolução do bem)	Eliminação
Processo de doação/cessão de bens móveis	_	Guarda permanente
Inventário de bens móveis	_	Guarda permanente (microfilmar)
Gerência-Geral de Finanças e Contabilidade	Documentos de movimentação finan-ceira da ALMG e do FUNDHAB relativos a ordenação, liqüidação e pagamento de despesa, incluindo os relativos à subvenção social	13 anos	Eliminação (microfilmar)





Processos de prestação de contas (verba em forma de Fundo Fixo de Caixa)	13 anos	Eliminação
Documentos/demonstrativos de exe-cução orçamentária, financeira e contábil da ALMG e do FUNDHAB	_	Guarda permanente
Documentos contábeis e de movi-mentação financeira relativos ao PRELEGIS	_	Guarda permanente
Documentos de natureza previden-ciária	60 anos	Eliminação (microfilmar)
Guias de recolhimento de Imposto sobre serviço ao Município (ISS)	11 anos	Eliminação
Procuradoria-Geral	Pastas das ações judiciais	3 anos (após o trânsito em julgado)	Eliminação (mediante autorização do Procurador-Geral)
Procuradoria-Geral
Parecer e expediente jurídico	_	Guarda permanente
Órgãos Diversos	Documentos comuns:




- Ata de reunião de Conselhos deliberativos da ALMG	_	Guarda permanente

- Correspondência interna (recebida e expedida)	6 anos	Eliminação
- Correspondência interna relativa a procedimentos a serem adotados pelo setor	6 anos	Eliminação (microfilmar)

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Data da última atualização: 12/09/2008