A decisão da Assembleia Legislativa de Minas Gerais (ALMG) de institucionalizar sua política arquivística, por meio da Deliberação 2.663, de 2017, é vista como um avanço pelo professor da Escola de Ciência da Informação da Universidade Federal de Minas Gerais (UFMG) e ex-superintendente do Arquivo Público Mineiro, Renato Pinto Venâncio.

A deliberação, publicada em 23/8/17, consolida práticas adotadas há algum tempo pela Assembleia e traz algumas novidades. Uma delas se refere à forma como serão encaminhadas e avaliadas demandas de cidadãos relativas ao acesso a documentos passíveis de eliminação. A norma também consolidou regras para eliminar documentos de forma a não prejudicar o meio ambiente.

“A Assembleia é pioneira, em Minas Gerais e mesmo no Brasil, no que diz respeito à política arquivística institucional. A adoção do ICA-AtoM é exemplo disso, assim como a institucionalização da política arquivística, por meio da Deliberação 2.663. Muito provavelmente outras assembleias estaduais solicitarão apoio para desenvolver trabalho semelhante”, afirmou Venâncio.

O ICA-AtoM é um software livre para descrição de documentos arquivísticos, desenvolvido pelo Conselho Internacional de Arquivos. Por meio dessa ferramenta, a Assembleia de Minas permite que qualquer cidadão verifique informações sobre documentos do processo legislativo, por exemplo.

Tanto a implantação do ICA-AtoM quanto a Deliberação 2.663 são iniciativas da Assembleia para ampliar a transparência da gestão do acervo arquivístico, assim como aperfeiçoar a disponibilização dos documentos pelos prazos necessários. Esses prazos variam de acordo com o tipo de documento; em muitas situações, a guarda deve ser permanente.

Direcionamento - A novidade faz parte da ação estratégica Política Institucional de Gestão de Documentos, que integra as prioridades do biênio 2017-2019 do Direcionamento Estratégico da ALMG.

Regras claras proporcionam economia de recursos

Criar regras claras para preservação e eliminação de documentos é uma necessidade, tendo em vista que é impossível para qualquer instituição, pública ou privada, guardar eternamente todo o acervo acumulado em decorrência de suas atividades cotidianas.

"Se assim fosse, haveria uma necessidade infinita de construção ou aluguel de prédios para abrigar a documentação. Por isso, as instituições públicas devem adotar procedimentos para a adequada gestão documental, o que abrange, entre outras coisas, a publicação da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos", explica o gerente-geral de Documentação e Informação da ALMG, Nilson Vidal Prata.

No caso do Poder Executivo, a elaboração da tabela de temporalidade, que fixa os prazos de preservação dos documentos, é responsabilidade do Arquivo Público Mineiro, dirigido entre 2005 e 2009 por Renato Venâncio.

De acordo com o ex-superintendente, há uma consonância na atuação entre os dois Poderes. “Esses prazos são regulados por lei. São baseados nos prazos de prescrição legal dos documentos. Não é uma decisão subjetiva”, afirmou Venâncio. Para o professor, o ideal é que se torne pública a fundamentação jurídica para adoção desses prazos.

No caso da Assembleia de Minas, a Deliberação 2.663 está de acordo com normas constitucionais, com a Política Nacional de Arquivos (Lei Federal 8.159, de 1991), com a Política Estadual de Arquivos (Lei Estadual 19.420, de 2011) e com a Lei de Acesso à Informação (Lei Federal 12.527, de 2011).

“A elaboração da tabela de temporalidade da Assembleia levou em conta o potencial de uso dos documentos, a legislação arquivística brasileira e a legislação relativa à prescrição de direitos, obrigações e processos. Também foram consultadas, para efeito de comparação, tabelas de temporalidade de outros órgãos públicos dos diversos Poderes”, complementa Nilson Prata.

Prazos de preservação de documentos da Assembleia superam os do Senado

Os documentos relativos à verba indenizatória dos deputados, por exemplo, poderiam ser eliminados após 12 anos, uma vez que não há lei que determine a guarda por mais tempo. Este é o prazo praticado pelo Senado Federal para esses documentos. Entretanto, a Assembleia adotou um período de 16 anos. A contagem deve ser interrompida se houver alguma pendência judicial relacionada a esses papéis.

Além disso, a norma da ALMG prevê que a eliminação de documentos só pode acontecer após cinco anos da decisão final do Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais (TCE-MG) sobre as contas da Assembleia. Por essa razão, no caso citado, a preservação de documentos pode se estender por até cinco anos, além dos 16 previstos na deliberação.

Mesmo após vencidos os prazos da Tabela de Temporalidade, os documentos não são automaticamente destruídos. Todo e qualquer processo de eliminação passa por uma análise técnica e jurídica, sendo dada ampla transparência à sociedade. Qualquer interessado pode se opor justificadamente à eliminação.

Uma das novidades da Deliberação 2.663 é atribuir a um órgão permanente da ALMG a função de analisar qualquer demanda ou solicitação de um cidadão relativa ao processo de eliminação de documentos. Trata-se do Comitê de Gestão Documental, composto por técnicos especializados em arquivologia e por um procurador da Casa. Antes disso, era necessário criar um grupo de trabalho específico a cada descarte de documentação.

A deliberação também consolidou uma prática já adotada pela Assembleia, em benefício do meio ambiente: os documentos eliminados não são queimados ou simplesmente descartados, mas sim triturados e enviados a uma empresa de reciclagem. A trituração é feita pela própria Assembleia, para evitar custos adicionais.

No último descarte de documentos, em maio de 2017, foi destruído um volume equivalente a 221 caixas box. Cada processo desse tipo é precedido pela publicação de edital no Diário do Legislativo.

Além de disciplinar o descarte dos documentos passíveis de eliminação, a norma publicada institui diversos procedimentos e define responsabilidades para a adequada preservação da documentação considerada de guarda permanente.